RUANG LINGKUP MANAJEMENT SARANA & PRASARANA

RUANG LINGKUP MANAJEMENT SARANA & PRASARANA

      Ruang lingkup manajemen sarana dan prasarana, meliputi :

      1.  Perencanaan,

      2. Pengadaan,

      3. Pengaturan

      4. Penggunaan sarana dan prasarana

1. Perencanaan

           Tahap pertama dari manajemen sarana dan prasarana adalah perencanaan yang sekaligus merupakan dari langkah pengadaan. Pengadaan sarana dan prasarana tidaklah semudah pengadaan meja dan kursi yang hanya mempertimbangkan selera dan dana yang tersedia. Proses pengadaan sarana dan prasarana diperlukan pengadaan pertimbangan yang lebih banyak dan semuanya harus bersifat edukatif (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 275).

2. Pengadaan

      Berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana, ada tiga hal yang perlu dipahami.

      Pertama, bahwa pengadaan sarana dan prasarana harus melalui perencanaan yanghati-hati.

Kedua, bahwa banyak cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. 

Ketiga, bahwa pengadaan sarana dan prasarana harus diadministrasikan dengan tertib, sehingga semua pegeluaran uang yang berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana itu dapat dipertanggungjawabkan

3. Pengaturan

      Sehubungan dengan pengaturan dan pengadaan sarana dan prasarana, maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu:

1)    Alat yang langsung digunakan dalam kegiatan.

2)   Alat-alat yang tidak langsung terlibat dalam kegiatan.

      Langkah awal pengaturan yang dilakukan sebelum sarana dan prasarana digunakan meliputi:

1)    Memberikan identitas pada sarana dan prasarana dengan nomor dan kode tertentu untuk jenis tertentu

2)   Pencatatan alat ke dalam buku inventaris.

3)   Penempatan sarana dan prasarana pembelajaran secara tepat.

4. Penggunaan sarana dan prasarana

      Sarana dan prasarana digunakan sebagai media untuk membantu mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan.

MACAM-MACAM SARANA DAN PRASARANA YANG ADA DIKANTOR

A.  Macam-macam sarana dan prasarana menurut jenisnya

1.  Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

              Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua yaitu

1)    Peralatan,perlengkapan kantor  dilihat dari bentuknya :

Ø  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

                 Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian,

          Contoh : kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

Ø  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

              Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan  berupa kertas lembaran),

           Contoh :  pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong      kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.

Ø  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

              Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku,

    Contoh :    Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris,  Buku pedoman organisasi, Buku tamu, Buku agenda surat,.

2)   Peralatan,perlengkapan kantor  dilihat dari penggunaanya

Ø  Barang habis pakai

          Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama.

       Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen

Ø  Barang tidak habis pakai

       Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

      Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

B. Macam –Macam  Sarana Dan Prasarana Menurut Penggunaanya

a.    Barang habis pakai

          Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama.

       Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen

b.    Barang tidak habis pakai

       Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

      Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

c.    Mesin-mesin kantor (office machine)

                   Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

          Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll.

d.    Mesin komunikasi kantor

              Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll.

e.    Perabot kantor (office furniture)

                    Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

           Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dlL.

f.    Interior kantor (office arrangement)

              Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan.

Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.

g.    Tata ruang kantor (office lay out)

                   Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.