MANAJEMEN WAKTU

PENGERTAN MANAJEMEN WAKTU

ü  Manajemen waktu adalah suatu kemampuan individu dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien, sehingga tercapai produktifitas yang maksimal.

ü  Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan.

ü   Efisien berarti tugas yang dilaksanakan secara benar terorganisir dan sesuai dengan jadwal.

FUNGSI DAN TUJUAN MANAJEMEN WAKTU

ü  Membantu kita membuat prioritas

ü  Mengurangi kecenderungan untuk menunda

ü  Membantu kita menghindari “Tabrakan Waktu”

ü  Memberi kita kebebasan dan kendali

ü  Membanti kita menghindari perasaan bersalah

ü  Membantu mengevaluasi kemajuan kita

EFEK MANAJEMEN WAKTU

v  Individu dapat meningkatkan keteraturan hidup

v  Percaya bdiri dan disiplin

v  Meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja

v  Meningkatkan penghasilan pada tiap individu

v  Meningkatnya kepuasan kerja pada individu

v  Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperolehnya

v  Diperolehnya prestasi kerja yang baik

v  Dapat meningkatkan kecepatan kerja

v  Dapat mengurangi kesalahan yanng dibuat dalam pekerjaan

v  Mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu

v  Menurunnya tingkat stres pada individu

v  Memiliki prioritas yang jelas dalam bekerja

v  Memiliki kemampuan untuk tetap berkonsentrasi terhadap pekerjaan

v  Dapat melatih kebiasaan disiplin

ASPEK – ASPEK MANAJEMEN WAKTU

ü  Menetapkan tujuan

Dapat membantu individu memfokuskan perhatian ke arah tujuan atau sasaran yang hendak dicapai sehingga dapat mencapai target yang diinginkan

ü  Menyusun prioritas

Sebelum mengerjakan sesuatu perlu disusun terlebih dahulu urutan prioritas yang akan dilakukan agar hasil pokok dan penggunaan waktu dapat tercapai secara maksimal

ü  Menyusun Jadwal

Fungsinya agar individu dapat menghindari bentrokan kegiatan, menghindari keaalpaan dan mengurangi ketergesaan

ü  Bersikap Arsetif

Adalah ekspresi yang bertanggung jawab dari perasaan dan pikiran seseorang terhadap orang tertentu pada waktu yang tepat

ü  Menghindari penundaan

Penundaan adalah penangguhan sesuatu hal hingga terlambat dikerjakan.

Beberapa Hal untuk Menghindari Penundaan

      Menetapkan apa saja pekerjaan yang lebih utama yang harus dikerjakan

      Kejelasan sasaran yang ingin dicapai

      Meningkatkan motivasi diri

      Adanya rasa percaya diri

      Disiplin dalam mengerjakan tugas

      Meminimumkan waktu yang terbuang

           

Menurut Orr untuk dapat meminimkan waktu yang terbuang pertama tama individu perlu mengidentifikasikan sumber – sumber pemborosan waktu dan memperkirakan beberapa persen waktu dalam sehari yang terbuang untuk kemudian mengambil tindakan guna mengendalikan kegiatan – kegiatan   yang menyita waktu.

Canfield juga mengemukakan aspek – aspek manajemen waktu antar lain :

      Perencanaan

      Menetapkan prioritas

      Melakukan delegasi

      Disiplin Diri

FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MANAJEMEN WAKTU

      Adanya target yang jelas

      Adanya prioritas kerja

      Penundaan pekerjaan

      Pendelegasian tugas

      Penataan ruang kerja

PRINSIP – PRINSIP MANAJEMEN WAKTU

      Menyusun rencana

Menyusun rencana dimanfaatkan dengan baik untuk memulai atau menyelesaikan tugas – tugas dengan prioritas tinggi.

      Fokus

 Fokus dalam bekerja membuat kita lebih produktif   dan mengurangi beban stres.

      Hindari interupsi

Ø  Interupsi dapat dihindari dengan :

Ø  Jawab telepon dari orang – orang yang berkepentingan saja pada saat kita sedang fokus bekerja.

Ø  Cek email di saat saat tertentu saja.

TEKNIK MANAJEMEN WAKTU

Ø  Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala Prioritas.

Skala prioritas yang tepat adalah dengan mendahulukan lebih dulu pekerjaan yang penting dan mendesak, kemudian pekerjaan mendesak meski tidak begitu penting, dilanjutkan dengan pekerjaan yang penting dan tidak mendesak, dan prioritas terakhir mengerjakan pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak

Menetukan Prioritas:

§  Mendesak danpenting

§  Penting

§  Mendesak

§  Tidak mendesak dan tidak penting

§   Langkah-langkah menyusun prioritas

§  Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup       anda beserta target waktu pencapaianya.

§  Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap

Ø  Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

Delegasi adalah pemberian ototrisasi atau kekuasaan formal dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain

Unsur-unsur yang terkait dengan Delegasi:

      Apa yang diberi di delegasikan

      Saling terbuka antara diberi delegasi dan menerima delegasi

      Tranparansi tentang delegasi

      Ada harapan yang diserahi delegasi

      Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya

      Pengawasan yang wajar

      Orang yang diserahi delegasi

HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MENDELAGASI KEKUASAAN SEHINGGA DAPAT BERJALAN EFEKTIF:

v  Dalam pemberian suatu delegasi suatu kekuasaan atau tugas haruslah dibarengi dengan pemberian tanggung jawab

v  Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang tepat baik dari segi kualifikasi maupun dari segi fisik.

v  Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan motivasi

v  Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaanya harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi tersebut.

Ø  Teknik manajemen waktu bedasarkan asertif

Dalam bersikap asertif seseorang dituntut untuk jujur terhadap dirinya dan jujur pula dalam mengekspresikan perasaan, pendapat dan kebutuhan secara proporsional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan atau merugkan pihak lainya

Teknik manajemen atau strategi waktu asertif yang berguna dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi koflik :

a.       Memberikan umpan balik.

b.      Meminta umpan balik dari orang lain.

c.       Menentukan batasan.

d.      Membuat permintaan.

e.       Berlaku persistem

f.       Membingkai kembali.

g.      Mengabaikan profokasi.

h.      Merespon kritik

EVALUASI PENGGUNAAN WAKTU

Untuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:

      Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan

      Berapa jam yang dimanfaatkan untuk pekerjaan yang optimal

      Beberapa jam yang digunakan dalam membaca, memahami dan berbagai atas suatu pengetahuan dan pengalaman (belajar)

      Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali kerumah

      Berapa jam yang digunakan untuk  beristirahat, berolahraga, dan bersantai (Sejenak)

      Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga

      Berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar

FAKTOR PENGHAMBAT PENGELOLAAN WAKTU

1.      Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati

2.      Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih dahulu pada waktu puncak, dan mengerjakan waktu yang sulit pada waktu lembah

3.      Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya, sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lebih lama

4.      Mengerjakan pekerjaan darurat atau mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting

5.      Menunda – nunda pelaksanaan pekerjaan hingg mendekati batas waktu

6.      Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya

7.      Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa